Krajowy System e-Faktur

Zasady wystawiania i odbierania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) stosowane przez Neo Grupa Cichy-Zasada Sp. z o.o. Sp. j. (dalej:Neo Grupa Cichy-Zasada, Neo GCZ) od 1 lutego 2026r.

Informujemy, że Neo Grupa Cichy-Zasada począwszy od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

KSeF to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Począwszy od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz podmioty wystawiające faktury w Polsce. Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku)
  przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyłączeniem przewidzianym w przepisach epizodycznych).

Dodatkowe informacje o KSeF można znaleźć na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/

W związku z powyższym przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie obiegu faktur wystawianych i odbieranych przy użyciu KSeF przez Neo GCZ, mających zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

• KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach. Nabywcy zobowiązani do korzystania z KSeF powinni na bieżąco weryfikować otrzymane faktury i pobierać je, we własnym zakresie, bezpośrednio z KSeF. Co do zasady Neo Grupa Cichy-Zasada nie będzie informowała kontrahentów o wystawionych fakturach w KSeF.
• Za moment odbioru i wystawienia faktury w KSeF należy uznać moment określony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT).
• W zakresie faktur wystawianych na rzecz podmiotów zagranicznych, nabywców nie zobowiązanych do korzystania z KSeF oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, będą one wystawiane przy użyciu KSeF. W takim przypadku faktury będą przekazywane nabywcy osobiście lub przesyłane przy wykorzystaniu poczty mailowej lub w inny uzgodniony sposób. W przypadku braku możliwości uzgodnienia, faktura będzie doręczana na znany adres mailowy lub adres siedziby/miejsca zamieszkania.
• W przypadku udostępnienia wizualizacji faktury będzie ona opatrzona w odpowiednie kody QR.
• W przypadku faktur wystawionych od 1 lutego 2026 r., prosimy nie przesyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej bądź elektronicznej na dotychczasowe adresy e-mail stosowane do przesyłania faktur – przepisy dotyczące KSeF zastępują z mocy prawa dotychczasowe uzgodnienia w tym zakresie (z zastrzeżeniem postanowień poniżej, dotyczących przesyłania załączników innych niż stanowiące integralną część faktur).
• W przypadku trybów awaryjnych faktury należy przesyłać na adres mailowy przypisany do danego oddziału (lista stanowi załącznik do niniejszego komunikatu) oraz w KSeF zgodnie z przepisami Ustawy o VAT.
• Załączniki inne niż stanowiące integralną część faktury ustrukturyzowanej należy przesyłać dotychczasowymi kanałami. W przypadku braku takiego uzgodnienia, należy ustalić to z osobą zamawiającą towar/usługę. Załączniki powinny być opisane w sposób, który umożliwia jednoznaczne powiązanie załącznika z fakturą ustrukturyzowaną.
• Celem zachowania jak najsprawniejszego obiegu faktur, prosimy o uzupełnianie, w treści faktury, w danych kontaktowych adresu e-mail oddziału na rzecz, którego jest realizowana usługa lub dostawa towaru oraz danych oddziału z ramach Podmiotu 3 wraz z IDWEW. Lista oddziałów wraz numerami IDWEW i adresami email stanowi załącznik do niniejszego komunikatu.
• Zmiana w sposobie wystawiania faktur począwszy od 1 lutego wynika z Ustawy o VAT i ma pierwszeństwo przed postanowieniami zawartymi w umowach (z zastrzeżeniem postanowień powyżej, dotyczących przesyłania załączników innych niż stanowiące integralną część faktur). Przepisy ustawy automatycznie określają sposób wystawiania i przekazywania faktur dlatego nie ma konieczności aneksowania umów w tym zakresie. W celu optymalizacji procesu obiegu faktur i informacji i dokumentów z nimi związanych – uprzejma prośba o stosowanie się do zasad wskazanych w niniejszym komunikacie.